結婚式の二次会の幹事になったら
結婚式二次会の幹事を任されたけど、出席者の情報をメモ帳に管理したり、参加可否をしたり、当日の案内の連絡をしたりとやることがたくさんあり、どうやってやればいいのかがわからず、困っている方も多いのではないのでしょうか。
仕事やプライベートで多くの時間を割けない状況では、任された仕事を効率的にこなす必要があります。
ここでは、幹事様をサポートする、無料で使える役立つ4つのツールをご紹介します。ツールで効率化を図り、親しいご友人の大切な日を成功させましょう。
また、それぞれのツールはただ作業を効率化するだけでなく、上手に活用することでより良い二次会を演出させてくれることでしょう。
打ち合わせの日程調整に便利！調整さん
結婚式の二次会開催が決まったら、まず初めに行うことは、幹事メンバーの打ち合わせの日程調整です。日程を決定しないことには次に決めていくべき会場の予約や、サプライズの演出などを決めることができません。日程の調整を行う従来の方法は一人ひとりに連絡し、参加可能な日取りを手作業で決めるという方法ですが、それでは時間も手間もかかってしまいなかなか日程が決まりません。
そんな時、非常に役立つツールが「調整さん」というブラウザ上において無料で使用できるサービスです。
調整さんは、MIXTENDから配信されている累計1200万人以上の利用者を誇る無料スケジュール調整支援ツールです。このサービスを活用し、打ち合わせの日程調整や出欠を管理しましょう。
まず出欠表を作成します。出欠表は打ち合わせ名と候補日を入力するだけ、最短30秒で作成することができます。その後、出欠表のURLが発行されますので、幹事様はLINEやメール等で参加者と共有してください。その後の回答状況は随時確認できますので、参加者の多い日時等の状況把握を簡単に行うことができます。また、登録人数の上限はありませんので、参加者の多い打ち合わせでも活用していただけます。
調整さんを利用すれば幹事様の貴重な時間を浪費することなく、効率的に打ち合わせ日を決定することができます。
タスク管理におすすめ！Googleスプレッドシート
結婚式二次会の方向性が決まりましたら、次に必要な情報をまとめましょう。必要な情報は、下記のように数多くあります。
・二次会のテーマ
・招待するゲストの人数と一覧票
・やりたい演出・サプライズ
・開催にかかる費用と会費
・開催場所の候補や予約状況
・幹事メンバーの役割分担
これらの情報をしっかりと管理し、効率的に取りまとめて、幹事メンバー内で共有する必要があります。
そんなとき、役に立つサービスが「Googleスプレッドシート」です。GoogleスプレッドシートはGoogleの提供しているサービスのひとつです。
このサービスは表計算ソフトです。表計算ソフトと聞くと硬い印象がありますが、代表的なものでは、MicrosoftのExcelが挙げられますので、馴染みのある方も多いのではないでしょうか。今回ご紹介するGoogleスプレッドシートの基本的な操作方法もExcelにそっくりですので、利用したことのある方なら問題なく利用できるでしょう。
Googleスプレッドシートの特徴は、オンライン上で複数のメンバーと同時に編集できるところにあります。常にメンバー全員が新しい情報を共有できますので、間違いや無駄な作業の削減につながります。また、アンケートの集計や結果のグラフ作成も可能ですので、メンバー内やゲストにアンケートを取る場面でも大いに役立つことでしょう。
打ち合わせ当日でも、このサービスを活用することができます。前述した調整くんを利用して集めたメンバーの出欠情報をGoogleスプレッドシートに転記することで、ひとつのサービスで、当日の議題や出席者を共有して確認することができます。また、カフェや居酒屋等の飲食を伴う場での打ち合わせをするときには、そのシートを応用することで、面倒な会費等の支払管理を行うことも可能です。
司会進行の台本づくりに！Googleドキュメント
結婚式二次会はウェルカムスピーチ、参加型ゲーム、友人による余興、新郎新婦の謝辞など、多くのプログラムを盛り込むことが一般的です。それらすべての台本を幹事様おひとりで作成することは大変な時間と労力がかかるでしょう。
そこで、幹事メンバー全員で作業できる「Googleドキュメント」をおすすめします。 GoogleドキュメントはGoogleスプレッドシート同様Googleが提供しているサービスのひとつで、MicrosoftのWordと同様のワープロソフトです。こちらの操作方法もWordに似ています。
このサービスもオンライン上で編集することができます。メンバーの大まかな役割が決まりましたら、担当する演出の台本をそれぞれ入力していただき、メンバー内で共有しましょう。それぞれが全体の構成を見ながら台本を作ることができますので、二次会のテイストも合わせやすくなります。また、幹事様も、分量を見ながら、時間配分や順番の入れ替えが容易に行えます。調整の指示を出すときは、前述のGoogleスプレットシートを活用しましょう。
実際に台本を作成してみましょう。作成画面では、すべて上部のメニューから直観的に 編集することができます。画像や図形も簡単に挿入することができ、視覚的にも効果的な台本を作成することができるので、当日の進行でも大いに役立つことでしょう。 また、非常に便利な音声入力機能が搭載されています。音声入力を台本の入力に活用することも可能ですが、私のおすすめの使い方は、幹事メンバー打ち合わせの議事録作成です。打ち合わせでは、決まった内容を逐一記録しますが、この機能を使えば、議事録の文字起こしも用意にでき、参加できなかったメンバーと共有することも可能になります。
招待状を簡単に送ろう！楽々web招待状
「楽々web招待状」は、結婚式二次会当日のお知らせ＆出欠管理におすすめです。 結婚式だけでなく、二次会もおしゃれな招待状を作ってみんなを盛り上げましょう。
招待状の作成はとても簡単です。おしゃれなテンプレートから好きなデザインを選んでいただきます。テンプレートは現在60種類ほど用意されているため、二次会の雰囲気に合ったものが見つかるでしょう。次に招待状に掲載する写真を選択します。写真はデフォルトの33枚の中から選択していただくか、幹事様のオリジナルの写真を掲載することも可能です。この2ステップで招待状の作成は終了です。
作成した招待状は、LINEやメールで一括送信することができ、参加者の方は、受け取った招待状から出欠登録をしていただきます。
出欠管理と同時に会費管理を行うことのできることが、このサービスの魅力のひとつです。出欠の返信時に事前決済を行うことができるので、会場への支払いもスムーズに行うことができます。また、事前に支払いを済ませている参加者は手ぶらで参加することが可能です。事前に集めた会費は、開催当日の1週間前に受け取ることができます。(※事前決済機能のみ2％の手数料が発生します。事前決済の使用可否は自由に選択でき、その他の機能は、すべて無料で利用できます。)
二次会当日の受付はすべてスマホで完結します。受付作業はとても簡単で、受付名簿から名前をタップして受付済みにするだけです。複数のスマホでリアルタイムに情報共有できるので、受付担当者で受付状況を共有することができます。(紙の受付名簿が必要な場合は、ダウンロードして印刷することも可能です。)
このサービスで素敵な招待状を作成し、素敵な結婚式二次会を彩りましょう。
クイズ大会を簡単に開催！ennoshita
二次会の出し物で、新郎新婦にまつわるクイズをやりたいなと思ったことはありませんか。クイズ大会は定番のコンテンツですが、問題を考える以外にも投影するスライドを作成したり、大人数の結果を集計する方法などを考えたり、参加者全員が楽しめるような工夫をしたりとやらなければいけないことがたくさんあります。
ennoshitaは、そんな幹事の負荷を解決することができる、リアルタイム参加型クイズを簡単に作成、開催できるサービスです。予め用意されたテンプレートをベースにカスタマイズして以下のようなクイズを簡単に作ることができます。
二人の思い出の場所を予想しましょう
作成したクイズにはスマートフォンからQRコードを読み込むことで参加できます。参加者のスマートフォン上に問題が表示されるので、スクリーンが見えにくい二次会会場でもみんなが楽しめる二次会クイズを実現できます。さらに煩わしい集計作業も自動でやってくれるので、大人数でも楽しくクイズをすることができます。
スマートフォンからクイズ回答ができます
結婚式二次会でクイズをコンテンツにしようとしている幹事の方々の負担を減らしつつ、参加者全員が盛り上がれるクイズを開催できるサービスです。このサービスで二次会を手軽に、もっと楽しいものにしてみましょう。
サービスへのリンクはこちらです！https://ennoshita.app
まとめ
今回ご紹介した5大ツールはいかがでしたでしょうか。
上手に活用することで、効率化はもちろんのこと、結婚式二次会の質も向上するでしょう。 ぜひこのツールを上手に活用していただき、素敵な結婚式の二次会になることを祈っています。