結婚式よりも、新郎新婦とゲストの距離が近いのが魅力的な二次会。当日、二次会を成功させるためには中心となる幹事の存在が欠かせません。しかし、幹事は準備から二次会後の会計まで、やるべきことが数多くあるため負担に思う人もいることでしょう。

そのような場合は、幹事代行サービスを利用するのがおすすめです。

二次会幹事代行サービスとは

二次会幹事代行サービスとは、幹事の代わりに二次会の準備や運営を行ってくれるサービス業者のことです。これまでは、二次会の幹事は新郎新婦が行う場合と、親しい友人や同僚にお願いをする場合がほとんどでした。しかし、友人に多忙な幹事をお願いするのも気が引けるという新郎新婦も多く存在します。

一方で、新郎新婦は結婚式の準備で忙しく、なかなか二次会の手配にまで手が回らないことも多々ありますよね。その際に利用すべき二次会幹事代行サービスですが、どのようなサービスを行っているのでしょうか。

サービス内容

サービス内容は業者によって異なるものの、一般的に二次会で幹事がすべきことを代行してくれます。

例えば、二次会の会場手配やゲストの出欠管理、ゲームの内容決めや景品の準備など多岐にわたります。また、二次会当日も、受付や司会進行、終了後の清算も行ってくれるところがほとんどなので、安心して当日を迎えられますね。なかには、新郎新婦の衣装手配や、二次会の様子を収めたムービーや写真の配布を行ってくれる業者もあります。

しかし、追加料金で可能になるサービスもあるので注意が必要です。

業者を選ぶ際のポイント

二次会幹事代行サービスを行っている業者は、数多くあります。サービス内容も料金も異なることから、どこの業者がよいのか頭を悩ませる人もいることでしょう。

その場合、納得できる料金と内容で探すことが最も理想的です。きちんと明確な料金を提示してくれるのか、二次会でおこないたい内容をカバーしてくれるのか幹事も新郎新婦も気になりますよね。また、担当者との相性も気になるところです。

きちんと親身になって相談に乗ってくれるのか、安心して任せられる人柄なのかをきちんと見極めましょう。

よくある料金システム

二次会幹事代行サービスでは基本料金とオプション料金を設けているところがほとんどです。値段に応じてサービス内容も異なるので、予算に応じて業者を比較し、見積もりを出してもらうとよいでしょう。

また、時期によっては割引プランを設けている業者もあるので、二次会の日程が決まったらチェックが必要です。

そもそも、代表的な料金システムにはどのようなものがあるでしょうか。

新郎新婦が支払う場合

安心して二次会を依頼できるように、あらかじめパック料金が設けられているところが多いようです。パック内容によって料金が変わるので、新郎新婦がおこないたい二次会のスタイルに合わせることが可能ですね。

この場合、料金は新郎新婦が負担するのが一般的です。また、基本プラン以外のことをおこないたい場合は、オプション料金が発生します。さらに、会場の飲食代や会場利用料などはサービスに含まれていないため、新郎新婦の負担かゲストからの会費でまかなう必要があります。

ゲストの会費のみでまかなえる場合

ゲストの会費のみで支払い、新郎新婦の負担金はゼロにすることも可能です。この場合、会費×ゲストの人数分の合計金額で費用をカバーできます。

しかし、会場の利用料や飲食代も含めた金額なので、ゲスト一人あたりの会費は高く設定されます。オプションをつけすぎたり、料理を豪華にしたためにゲストの負担が大きくなったりしないように気をつけましょう。

利用するメリット

近年、利用する人が増えている二次会幹事代行サービスですが、業者に任せるのが不安な人もいることでしょう。高額な値段を請求されないか、クオリティはどのようなものなのかなど心配ですよね。

しかし、忙しいなか幹事の仕事をこなすよりも、サービスを利用するメリットはたくさんあります。

幹事の負担が減る

幹事を任された場合、事前準備から当日の運営までやるべきことはたくさんあります。幹事同士の定期的な話し合いや会場決め、会費の設定や会計など予想以上に負担がかかるものです。しかし、二次会幹事代行サービスを利用することで、その負担を一気に解消できます。

二次会の目的は、結婚式よりもカジュアルに新郎新婦をお祝いすることです。幹事も他のゲストと同様に、二次会を楽しむことができるのは嬉しいですよね。

プロに任せる安心感

二次会幹事代行サービスの業者は、二次会運営のプロ集団です。事前準備から当日の司会まで、スムーズに手配、進行をしてくれるので安心して任せられますよね。急なゲストの欠席や、友人からのサプライズなどの予定外のことにも柔軟に対応してもらえます。

また、二次会は気心の知れた友人同士が集まるので、どうしても親しい人同士で盛り上がってしまいがちです。

しかし、プロに頼むことで全員が一体となって楽しめる二次会が開催できます。

利用するデメリット

利用するメリットが大きい二次会幹事代行サービスですが、一方でデメリットも多々あります。希望する二次会の内容によっては、予算やプランの都合がつかずに思うように実現できないこともあるでしょう。新郎新婦や友人が幹事をする場合に比べて、業者であるために融通が利かない部分もあります。

具体的に、どのようなデメリットがあるのでしょうか。

オリジナリティは出しにくい

二次会幹事代行サービスでは、あらかじめプラン内容がおおまかに決められています。そのため、その新郎新婦特有のオリジナリティは出しにくいというデメリットがあります。友人が幹事をつとめる場合に比べて、パターン化されていることがほとんどだからです。

しかし、ウェルカムボードを自分たちで作成したり、余興を友人にお願いしたりと少しの工夫で二人らしい二次会にすることが可能です。

人数やプランによっては割高になることも

二次会に参加する人数が少ないと、金銭的な負担が大きくなる場合があるので注意が必要です。会費とプラン料金がうまくつり合いがとれるように会費を設定することがほとんどです。しかし、ゲストが少ないと会費でカバーできずに、新郎新婦が追加で支払うことも起こりえます。また、基本プランは低額でも、オプション料金が思いのほかかかってしまい、結果的に金額が跳ね上がるパターンもあります。

きちんと、ゲストの人数と予算をあらかじめ決めておくことが大切です。

新郎新婦と相談して決めよう

二次会の幹事を任された場合、一番大切なことは新郎新婦とこまめに連絡を取りあうことです。二次会幹事代行サービスを利用する場合は、事前に新郎新婦にも伝えておくと安心ですね。幹事の負担を減らしつつ、新郎新婦が希望する二次会を実現できるための注意点をご紹介します。

新郎新婦とこまめに連絡を取り合う

二次会幹事代行サービスに依頼する場合、幹事が新郎新婦と代行業者の仲介役になりましょう。そうすることで、新郎新婦の希望とプラン内容がマッチングするかを幹事も確認できますよね。場合によっては、新郎新婦が直接サービス業者と連絡をとってもよいでしょう。大切なことは、サプライズ以外は新郎新婦、幹事、サービス業者が情報を共有することです。

何か変更点があった場合には、すぐに連絡を取り合いましょう。

予算をきめておく

新郎新婦とあらかじめ二次会の予算を決めておきましょう。また、新郎新婦の手出しはあるのか、会費のみでまかなうのかを決めておくと支払時のトラブルを避けられます。予算が決まったら、プランの見積もりを複数とり、サービス業者を比較したりして依頼先を決定しましょう。

もし予算をオーバーしそうな場合は、受付や撮影係など自分たちでできる部分はこちらで準備をすると安くなることもあります。

まとめ

二次会幹事代行サービスを利用することで、新郎新婦とゲスト全員が楽しめる二次会を開催できます。二次会から参加するゲストもいるため、結婚式とは違った盛り上がりが楽しみですね。二次会幹事代行サービスを行っている企業は年々増加しています。

記念すべき結婚式の二次会なので、新郎新婦や幹事と相性のよい企業を選ぶように心がけましょう。